Verfahren / Aktenzeichen
In diesem Feld befindet sich die Verfahrensauswahl bzw. das Aktenzeichen des Posteintrages. Dieses setzt sich zusammen aus einer fortlaufenden Nummer, die vom Programm automatisch generiert wird, dem aktuellen Jahr sowie dem Amtskürzel als Suffix.
In diesem Feld befindet sich die Verfahrensauswahl bzw. das Aktenzeichen des Posteintrages. Dieses setzt sich zusammen aus einer fortlaufenden Nummer, die vom Programm automatisch generiert wird, dem aktuellen Jahr sowie dem Amtskürzel als Suffix.
Posteingang und Postausgang
Posteingänge sind alle Posteinträge, deren Schriftstücktyp über den Katalog PO_ART in der Spalte txt3 als 'E' ('A' für Postausgang) gekennzeichnet und die in dem Dialogfenster Posteintrag ändern als "eingehend" (Postausgang "ausgehend") markiert worden sind. Dementsprechend ändert sich das Feld Annotiation bzw. Mitzeichnung im Karteireiter Post erfassen im Modul Postbuch.
Posteingänge sind alle Posteinträge, deren Schriftstücktyp über den Katalog PO_ART in der Spalte txt3 als 'E' ('A' für Postausgang) gekennzeichnet und die in dem Dialogfenster Posteintrag ändern als "eingehend" (Postausgang "ausgehend") markiert worden sind. Dementsprechend ändert sich das Feld Annotiation bzw. Mitzeichnung im Karteireiter Post erfassen im Modul Postbuch.
Eingangsdatum
In dieses Feld wird das Datum eingetragen, an dem der aktuelle Eintrag innerhalb des Programms Postbuch erfasst wird. Zum Programmstart wird das aktuelle Tagesdatum angezeigt.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes zu einem Zeitpunkt einmal kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche erneut das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.
In dieses Feld wird das Datum eingetragen, an dem der aktuelle Eintrag innerhalb des Programms Postbuch erfasst wird. Zum Programmstart wird das aktuelle Tagesdatum angezeigt.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes zu einem Zeitpunkt einmal kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche erneut das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.
Schriftstücktyp (Pflichtfeld)
Aus der Auswahlliste kann der gewünschte Schriftstücktyp ausgewählt werden.
Über den Katalog PO_ART werden die Schriftstücke konfiguriert. Je nachdem, ob es sich um ein ein- oder ausgehendes Schriftstück handelt, ändert sich die Schaltfläche Annotation bei eingehenden Eingangsschreiben zu Mitzeichnung bei ausgehenden Schriftstücken.
Befinden sich im Modul Postbuch unter dem Karteireiter das Post erfassen beide Schriftstücktypen für Postein- und Postausgänge, befinden sich in anderen Modulen entweder lediglich Schriftstücktypen für Posteingänge oder Postausgänge.
Es ist möglich die Beschriftung im Postbuch in der Oberfläche über das Datadictionry im Programm Berichte/Statistiken zu verändern.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Die Eingabe erfolgt für die Art des Schriftstücks zuerst für eingehende, mit ";" oder "," getrennt weiter für ausgehende: eingangsart,ausgangsart
Für den Fall, dass Schriftstücktypen in einer roten Schriftfarbe und zusätzlich durchgestrichen innerhalb des Feldes dargestellt werden, so handelt es sich bei diesem Schriftstück um keinen aktuellen Katalogeintrag.
Aus der Auswahlliste kann der gewünschte Schriftstücktyp ausgewählt werden.
Über den Katalog PO_ART werden die Schriftstücke konfiguriert. Je nachdem, ob es sich um ein ein- oder ausgehendes Schriftstück handelt, ändert sich die Schaltfläche Annotation bei eingehenden Eingangsschreiben zu Mitzeichnung bei ausgehenden Schriftstücken.
Befinden sich im Modul Postbuch unter dem Karteireiter das Post erfassen beide Schriftstücktypen für Postein- und Postausgänge, befinden sich in anderen Modulen entweder lediglich Schriftstücktypen für Posteingänge oder Postausgänge.
Es ist möglich die Beschriftung im Postbuch in der Oberfläche über das Datadictionry im Programm Berichte/Statistiken zu verändern.
Weitere Informationen finden Sie hier.
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Die Eingabe erfolgt für die Art des Schriftstücks zuerst für eingehende, mit ";" oder "," getrennt weiter für ausgehende: eingangsart,ausgangsart
Für den Fall, dass Schriftstücktypen in einer roten Schriftfarbe und zusätzlich durchgestrichen innerhalb des Feldes dargestellt werden, so handelt es sich bei diesem Schriftstück um keinen aktuellen Katalogeintrag.
weiter an
In dieser Auswahlliste werden alle Sachbearbeiter angezeigt, die das Recht Posteingang in der Benutzerverwaltung über das Fenster Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben. An diese Benutzer können die Schriftstücke dann weitergeleitet werden.
Das Feld ist für eingehende Schriftstücke ein Pflichtfeld.
Durch eine Betätigung der Schaltfläche weiter an öffnet sich das Fenster Benutzer Auswahl in dem ebenfalls nach dem entsprechenden Sachbearbeiter gesucht werden kann. Hierfür steht eine Suchzeile zur Verfügung.
Ebenso kann der aktuell angemeldete Sachbearbeiter durch eine Betätigung der entsprechenden Schaltfläche vereinfacht in das Feld eingetragen werden.
In dieser Auswahlliste werden alle Sachbearbeiter angezeigt, die das Recht Posteingang in der Benutzerverwaltung über das Fenster Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben. An diese Benutzer können die Schriftstücke dann weitergeleitet werden.
Das Feld ist für eingehende Schriftstücke ein Pflichtfeld.
Durch eine Betätigung der Schaltfläche weiter an öffnet sich das Fenster Benutzer Auswahl in dem ebenfalls nach dem entsprechenden Sachbearbeiter gesucht werden kann. Hierfür steht eine Suchzeile zur Verfügung.
Ebenso kann der aktuell angemeldete Sachbearbeiter durch eine Betätigung der entsprechenden Schaltfläche vereinfacht in das Feld eingetragen werden.
Thema
Optional kann ein Thema für das zu erstellende Schriftstück ausgewählt werden.
Die Einträge der Auswahlliste werden bestimmt durch den Katalogeintrag Thema des Schriftstücks (PO_THEMA).
Optional kann ein Thema für das zu erstellende Schriftstück ausgewählt werden.
Die Einträge der Auswahlliste werden bestimmt durch den Katalogeintrag Thema des Schriftstücks (PO_THEMA).
Suchfeld für Betriebsstätten und Personen
Die Schaltfläche
öffnet das Betriebsstättenkataster, mit dessen Hilfe die
Suche nach Betriebsstätten verfeinert werden kann und neue Betriebsstätten angelegt werden können.
Wählt man hingegen mittels
Auswahl das Feld Personen 
, so ist es gezielt möglich nach Personen zu suchen. Die dritte Möglichkeit der Auswahl ermöglicht es beide Inhalte kombiniert in einer freien Suche zu finden.
Die Suche kann durch die gängigen Suchkriterien wie Ort, Postleitzahl, Straße und Personenname eingeschränkt werden. Um diese Filtermöglichkeit zu nutzen, kann die Suche nach einer Eingabe jener Suchkriterien durch Betätigen des Feldes für Betriebsstätten eingeschränkt werden.
Beispiel:
Diese Art der Einschränkung gilt genauso für die Felder Personen und Alle suchen.
Die Schaltfläche
öffnet das Betriebsstättenkataster, mit dessen Hilfe die
Suche nach Betriebsstätten verfeinert werden kann und neue Betriebsstätten angelegt werden können.Wählt man hingegen mittels
Auswahl das Feld Personen , so ist es gezielt möglich nach Personen zu suchen. Die dritte Möglichkeit der Auswahl ermöglicht es beide Inhalte kombiniert in einer freien Suche zu finden.Die Suche kann durch die gängigen Suchkriterien wie Ort, Postleitzahl, Straße und Personenname eingeschränkt werden. Um diese Filtermöglichkeit zu nutzen, kann die Suche nach einer Eingabe jener Suchkriterien durch Betätigen des Feldes für Betriebsstätten eingeschränkt werden.
Beispiel:
- Eingabe eines Ortsnamens
- Betätigen der Schalftfläche für Betriebsstätten
- Betriebsstätten-Auswahlliste öffnet sich einer Auswahl von Betriebsstätten, die nur in Duisburg beheimatet sind
Diese Art der Einschränkung gilt genauso für die Felder Personen und Alle suchen.
Annotation / Mitzeichnung
Unter der Kategorie Posteingang steht die Schaltfläche Annotation zur Verfügung, bei Postausgang die Schaltfläche Mitzeichnung. Die möglichen Erläuterungen können im Katalog PO_ANNOTATION nachgeschlagen werden.
Unter der Kategorie Post erfassen werden beide Schriftstücktypen für Postein- und ausgänge erfasst.
Unter der Kategorie Posteingang steht die Schaltfläche Annotation zur Verfügung, bei Postausgang die Schaltfläche Mitzeichnung. Die möglichen Erläuterungen können im Katalog PO_ANNOTATION nachgeschlagen werden.
Unter der Kategorie Post erfassen werden beide Schriftstücktypen für Postein- und ausgänge erfasst.
Ausgang
Das Feld Ausgang ist aktiv bei Schrifstücken des Postausgangs. Dabei wird das Poststück in den Postausgang geschoben.
Das Feld Ausgang ist aktiv bei Schrifstücken des Postausgangs. Dabei wird das Poststück in den Postausgang geschoben.
Laufweg
Innerhalb des Karteireiterbereiches Laufweg wird der bisherige Lauf des aus dem Arbeitskorb selektierten Eintrages angezeigt.
In der ersten Zeile wird das Datum und der Sachbearbeiter im Posteingang angegeben, darunter stehen dann diejenigen, die das Schriftstück weitergeleitet haben.
Weitere Informationen zum Postlaufweg im Amt finden Sie hier.
Innerhalb des Karteireiterbereiches Laufweg wird der bisherige Lauf des aus dem Arbeitskorb selektierten Eintrages angezeigt.
In der ersten Zeile wird das Datum und der Sachbearbeiter im Posteingang angegeben, darunter stehen dann diejenigen, die das Schriftstück weitergeleitet haben.
Weitere Informationen zum Postlaufweg im Amt finden Sie hier.
Vollständiger Name des Adressaten (abweichend)
Hier werden der Vor- und Nachname des Adressaten (abweichend) eingetragen. Wird das Feld ausgefüllt, so werden diese Angaben zur weiteren Bearbeitung verwendet. Das ursprüngliche Feld Adressat mit der Auswahl der Betriebsstätte durch den Betriebsstättenkataster wird demnach nicht mehr als Adressat berücksichtigt.
Hier werden der Vor- und Nachname des Adressaten (abweichend) eingetragen. Wird das Feld ausgefüllt, so werden diese Angaben zur weiteren Bearbeitung verwendet. Das ursprüngliche Feld Adressat mit der Auswahl der Betriebsstätte durch den Betriebsstättenkataster wird demnach nicht mehr als Adressat berücksichtigt.
Zuständigkeit
Der/Die für die ausgewählte Betriebsstätte zuständige(n) Mitarbeiter.
Der/Die für die ausgewählte Betriebsstätte zuständige(n) Mitarbeiter.
Erstell-Datum
In dieses Feld kann des Erstell-Datum des Schriftstückes eingetragen werden.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes noch kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.
In dieses Feld kann des Erstell-Datum des Schriftstückes eingetragen werden.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes noch kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.
Einsender / Empfänger
In diesem Feld besteht die Möglichkeit, den Namen oder ein bestimmtes Aktenzeichen des Einsenders, bzw. ebenso des Empfängers, anzugeben.
In diesem Feld besteht die Möglichkeit, den Namen oder ein bestimmtes Aktenzeichen des Einsenders, bzw. ebenso des Empfängers, anzugeben.
Aktenanforderung
Für den Fall, dass innerhalb des Karteireiterbereiches Adresse eine Betriebsstätte ausgewählt wurde, kann aus der Auswahlliste eine Aktenart, die der Betriebsstäte zugeordnet ist, ausgewählt werden. Auf diese Weise kann auch über ein Schriftstück vermerkt werden, dass eine Aktenanforderung vorliegt.
Nach einer Betätigung der Schaltfläche öffnet sich das Fenster Aktenanforderung, mit dessen Hilfe der angemeldete Sachbearbeiter seine Aktenanforderungen bearbeiten kann.
Ebenfalls können hier über die Schaltfläche Aktenarten die der Betriebsstätte zugeordneten Aktenarten bearbeitet und z. B. erweitert werden. Dazu öffnet sich das Fenster Aktenarten zur Betriebsstätte zuweisen....
Für den Fall, dass innerhalb des Karteireiterbereiches Adresse eine Betriebsstätte ausgewählt wurde, kann aus der Auswahlliste eine Aktenart, die der Betriebsstäte zugeordnet ist, ausgewählt werden. Auf diese Weise kann auch über ein Schriftstück vermerkt werden, dass eine Aktenanforderung vorliegt.
Nach einer Betätigung der Schaltfläche öffnet sich das Fenster Aktenanforderung, mit dessen Hilfe der angemeldete Sachbearbeiter seine Aktenanforderungen bearbeiten kann.
Ebenfalls können hier über die Schaltfläche Aktenarten die der Betriebsstätte zugeordneten Aktenarten bearbeitet und z. B. erweitert werden. Dazu öffnet sich das Fenster Aktenarten zur Betriebsstätte zuweisen....
Betreff
In diesem Textfeld kann der Betreff oder die Betreffzeile des Schriftstücks angegeben werden.
In diesem Textfeld kann der Betreff oder die Betreffzeile des Schriftstücks angegeben werden.
Bemerkungsfeld
In dieses Feld können zusätzliche Bemerkungen eingetragen werden.
Darauf zu achten ist, daß Einträge in dieses Textfeld nicht als Suchkriterium dienen.
In dieses Feld können zusätzliche Bemerkungen eingetragen werden.
Darauf zu achten ist, daß Einträge in dieses Textfeld nicht als Suchkriterium dienen.
Ausgang
Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche wird das ausgewählte ausgehende Schriftstück in den Karteireiter Postausgang übertragen und kann bei Bedarf dort aufgerufen werden.
Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche wird das ausgewählte ausgehende Schriftstück in den Karteireiter Postausgang übertragen und kann bei Bedarf dort aufgerufen werden.
Blanko
Leert die Textfelder des Absenders.
Leert die Textfelder des Absenders.
Sofort versenden
Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche wird das ausgewählte ausgehende Schriftstück sofort als versandt markiert, ohne vorher in den Karteireiter Postausgang übertragen zu werden, es ist nun nur noch über die Suchfunktion auffindbar.
Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche wird das ausgewählte ausgehende Schriftstück sofort als versandt markiert, ohne vorher in den Karteireiter Postausgang übertragen zu werden, es ist nun nur noch über die Suchfunktion auffindbar.
Speichern
Die eingetragenen Daten werden gespeichert und in den Postkorb des Benutzers verschoben, der innerhalb des Feldes weiter an eingetragen wurde. Wurde an dieser Stelle kein Bneutzer ausgewählt, können die Daten nach dem Speichern nur noch über den Karteireiter Suchen eingesehen werden.