Laufweg eines Poststücks durch das Amt	Zurück

Schritt 1: Poststück wird digitalisiert
Das Poststück erreicht das Unternehmen in Papierform und wird entweder durch die Poststelle (mit Hilfe des Moduls Postbuch, Karteireiter Post erfassen) oder durch einen Sachbearbeiter (mit Hilfe eines Fachmodul wie z.B. IFAS, Karteireiter Arbeitskorb) digitalisiert. Das eingegangene Poststück ist nun als Posteingang in digitaler Form vorhanden.


Schritt 2: Posteingang wurde erfasst...

• ... im Modul Postbuch
  Der Posteingang wurde über das Modul Postbuch erfasst und befindet sich nun in digitaler Form im Postkorb (Modul Postbuch) des zugeordneten Sachbearbeiters (Zuordnung Sachbearbeiter mittels der Funktion weiter an während der Posterfassung). Des Weiteren erscheint der Posteingang ebenfalls im Fachmodul-Arbeitskorb, sofern der Posteingang einem selbst zugeordnet oder der zugeordnete Sachbearbeiter mindestens im gleichen Amt tätig ist (siehe Filterfunktion). Von hier aus können Sie den Posteingang einer Betriebsstätte über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Posteingang) entweder als Schreiben oder als neuen Vorgang zuordnen. Ebenfalls ist es möglich, das Poststück einem bereits bestehenden Vorgang zuzuordnen.
• ... im Fachmodul wie z.B. IFAS
  Der Posteingang wurde über ein Fachmodul wie z.B. IFAS erfasst und befindet sich nun in digitaler Form im Arbeitskorb. Von hier aus können Sie den Posteingang einer Betriebsstätte über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Posteingang) entweder als Schreiben oder als neuen Vorgang zuordnen. Ebenfalls ist es möglich, das Poststück einem bereits bestehenden Vorgang zuzuordnen.

Schritt 3: Posteingang wurde zugeordnet

• ... Posteingang wurde einem Schreiben zugeordnet
  Sobald die Schaltfläche Zuordnung zur BS XY -> als Schreiben zur Betriebsstätte erstellen im Kontextmenü gewählt wird, öffnen sich zwei weitere Fenster wobei das Erste zur Bestätigung der Betriebsstätte, das Zweite zur Auswahl einer möglichen Aktenart dient. Darauf hin erscheint eine Abfrage mit welcher bestimmt werden kann, ob der Posteingang nach der Zuordnung gelöscht oder kopiert und unter neuer laufender Nummer im Arbeitskorb erstellt werden soll. Das soeben erstellte Schreiben findet sich nun im Karteireiter Schreiben wieder. Zugeordnete Dateien werden in diesem Fall nicht als Originaldatei als Schreiben abgelegt, sondern als Kopie. Im Karteireiter Schreiben sind lediglich die Dateianhänge enthalten, nicht der ursprüngliche Posteingang. Um den zugehörigen Posteingang anzusehen, steht im Kontextmenü die Funktion Anzeigen zur Verfügung.
• ... Posteingang wurde einem neuen/bestehendem Vorgang zugeordnet
  Sobald die Schaltfläche Vorgang zur BS XY -> Neuen Vorgang erstellen/Posteingang einem bestehenendem Vorgang zuordnen im Kontextmenü betätigt wird, öffnet sich ein Fenster in welchem bestimmt werden kann, ob der Posteingang nach der Zuordnung gelöscht oder kopiert und unter neuer laufender Nummer im Arbeitskorb erstellt werden soll. Ist dies entschieden kann der gerade neu erstellte Vorgang bzw. der Vorgang dem der Posteingang zugeordnet wurde direkt angezeigt werden. Es folgt ein automatischer Wechsel zum Karteireiter Vorgänge. Sobald mit diesem Vorgang etwas geschieht - sprich es wurde diesem Vorgang eine Tätigkeit zugeordnet - kann daraus ein Postausgang erstellt werden.

Schritt 4: Postausgang erstellen

• ... aus dem Karteireiter Schreiben heraus
  Mittels eines Rechtsklicks auf ein Schreiben innerhalb des Karteireiters Schreiben öffnet sich das dazugehörige Kontextmenü. Innerhalb dieses Kontextmenüs steht die Funktion Neuen Postausgang erfassen zur Verfügung. Durch Anwählen öffnet sich das Fenster Postausgang erfassen.
• ... aus dem Karteireiter Vorgänge heraus
  Innerhalb des Karteireiter Vorgänge werden in der oberen Liste alle Vorgänge aufgelistet. Wird dort ein Vorgang angewählt, so erscheinen dessen zugeordnete Posteingänge und/oder Tätigkeiten in der unteren Liste des Fensters. Klickt man innerhalb dieser Liste mit einem Rechtsklick auf eine Tätigkeit, so öffnet sich das dazugehörige Kontextmenü. Dort zu finden ist die Funktion Postausgang zur Tätigkeit erstellen. Wird diese Funktion gewählt öffnet sich das Fenster Postausgang erfassen. Nachdem die Maske ausgefüllt und bestätigt wurde erscheint der Postausgang ebenfalls in der unteren Liste des Karteireiters Vorgänge. Nun kann der Postausgang von dort aus über das Kontextmenü z.B. sofort versendet werden.

Schritt 5: Postausgang abschließen

• ... Postausgang sofort versenden
  Mit einem Rechtklick auf den Postausgang erscheint ein Kontextmenü, welches die Funktion Postausgang sofort versenden anbietet. Wird diese Funktion gewählt, wird der Postausgang nicht in den Postausgangskorb gelegt und die damit verknüpften Tätigkeiten werden mit dem Status abgeschlossen gekennzeichnet.
• ... Postausgang in den Postausgangskorb legen
  Mit einem Doppelklick auf den Posteingang erscheint das Fenster Postausgang ändern. In diesem ist unten ein Button mit der Aufschrift Postausgang zu finden. Wird dieser betätigt, wird der Postausgang in den Postausgangskorb verschoben.