Benutzerverwaltung - Dateneingabe/Datenbearbeitung -Feldhilfe

Definition einer Gruppe

Über diese Checkbox kann zwischen der Eingabe eines neuen Benutzers und der Eingabe einer neuen Gruppe umgeschaltet werden. Notwendige Angaben sind Kürzel und Name der Gruppe.

Nach einer Fertigstellung können dieser Gruppe Benutzer zugeordnet werden, indem beim entsprechenden Benutzer diese Gruppe in der Listbox unten ausgewählt wird. Wird in einem Verfahren diese Gruppe als zuständig ausgewählt, so sind alle Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, automatisch zuständig.

Benutzer temporär inaktiv

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Benutzer ausgeschieden

Über diese Checkbox besteht die Möglichkeit, den entsprechenden Benutzer als ausgeschieden zu kennzeichnen.
Die bisher vergebenen Zuständigkeiten und Verfahrensberechtigungen des Benutzers werden dadurch automatisch gelöscht.
Bevor, nach einer Markierung der Checkbox, dieser Schritt endgültig ausgeführt wird, erscheint der nachfolgend abgebildete Hinweis, um eine versehentliche Entfernung des Mitarbeiters verhindern zu können:

Auch innerhalb der Module werden ausgeschiedene Benutzer vom Programm entsprechend gekennzeichnet, beispielsweise bei einem Aufruf einer Betriebsstätte, bei der der ausgeschiedene Benutzer als zuständig gespeichert ist.

Beispielabbildung aus dem Modul IFAS
Der Name des Benutzer wird innerhalb des Feldes zuständig in roter Schrift und durchgestrichen dargestellt. Auch innerhalb des Tooltips erscheinen die entsprechenden Informationen mit den Angaben zum Amt und der (ehemaligen) Telefonnummer.

Über die Schaltfläche BS Zuständigkeiten besteht die Möglichkeit einen Nachfolger für den ausgeschiedenen Benutzer festzulegen und seine Zuständigkeiten an einen anderen Personen zu übertragen.

Benutzerdaten

Benutzer-Id Hiermit meldet sich der Mitarbeiter bei den einzelnen Verfahren (z.B. IFAS, SB, SiS) an.

Kürzel höchstens 4-stellig (im 2. Eingabefeld), erscheint in den einzelnen Verfahren im Zuständigkeitsfeld. Durch Vereinbarung von schlüssigen Namenskonventionen (z.B. Voranstellung von Ziffern für Mitarbeiter gleicher Abteilungen, welche in das erste Eingabefeld eingetragen werden können) können im Jahresbericht bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ausgewertet werden. Bereits erfasste Namenskonventionen können aus dem ersten Eingabefeld ausgewählt werden. Bei einer Kürzeländerung werden alle betroffenen Datenbanktabellen aktualisiert.

Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes Ausgabename ebenfalls ein Eintrag befindet, so wird immer dieser innerhalb der Programme dargestellt.

Passwort wird bei der Anmeldung zu den Verfahren abgefragt. Zu empfehlende Eigenschaften sind beispielsweise: Es sollte 6- bis 8-stellig sein, Sonderzeichen und Zahlen enthalten. Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden, d.h. "!PaSs01%" und "!pass01%" sind zwei verschiedene Passwörter. Bei der Eingabe werden nur * angezeigt.

Durch die Systemverwaltung können die genannten Kriterien für die Mindestanforderungen für Passwörter über die Konfigurationsvariablen BV_PWD_DIGITS, BV_PWD_LENGTH, BV_PWD_SPECIALS und BV_PWD_UPPER_CASE frei definiert werden.

Anrede/Titel und akadem.Grad die spezifische Anrede, und ein evtl. vorhandener Titel bzw. akademischer Grad

Amtsbezeichnung, Amt, Dezernat und Amtkürzel Die vom Programm vorgegebene Bezeichnung dieser Felder lautet Amtsbezeichnung, Amt und Dezernat.
Über das Datatdictionary des Moduls Berichte / Statistiken kann eine neue Bezeichnung eingetragen werden.
Auf diese Weise können die Begrifflichkeiten optimal an die Anforderungen des Amtes angepasst werden.

Die Inhalte der Auswahlliste zum Feld Amtsbezeichnung können von der Systemverwaltung über den Katalog Amt-Kürzel festgelegt werden.

Vorname Vorname des Mitarbeiters (optional)

Nachname Nachname des Mitarbeiters (optional)

Telefon Diese Angabe ist optional.

Abteilung / Laufbahn Diese Angaben sind optional.
Der Inhalt der Auswahlliste des Feldes Laufbahn kann von der Systemverwaltung über den Katalog Laufbahn BV festgelegt werden.

E-Mail Angabe der Emailadresse (optional).

Ausgabename Als Ausgabename kann an dieser Stelle ein beliebiger, nicht mehr zwingend eindeutiger, maximal 20 Zeichen langer Name, hinterlegt werden.
Die MA-Nr. (ma_nr) wird weiterhin in der Datenbank überall als eindeutiger Schlüssel verwendet, in der Anwendung wird allerdings stets der neue Ausgabename angezeigt. Damit können jetzt neue Mitarbeiter (mit einer weiterhin zwingend eindeutigen, neuen ma_nr) den gleichen (Ausgabe-)Namen (Kürzel, scheinbare MaNr) erhalten, wie bereits ausgeschiedene Mitarbeiter.
Als Defaultwert wird standardmäßig die MA-Nr. (z.B. DU IFAS) hinterlegt.

Stellvertreter

In diesem Karteireiterbereich können bis zu 6 Eingabefelder von der Systemverwaltung frei definiert werden.
Dazu können die gewünschten Angaben über den Katalog freie Liste BV definiert werden.

Innerhalb des abgebildeten Beispielfalles sind dies unter anderem Angaben zu eventuellen Stellvertretern, einem Sachgebiet Schlüssel sowie einer DOMEA-Kennung.

BS Zuständigkeiten

Durch Betätigen dieser Schaltfläche können Zuständigkeiten des ausgewählten Benutzers, oder aber auch örtliche Zuständigkeitsbereiche, einer anderen Person übertragen werden. Anwendung findet dies sowohl beim Übertragen einer Teilmenge von Zuständigkeiten, als auch beim Übertragen aller Zuständigkeiten z.B. im Falle eines Ausscheidens.

Übertragen aller Zuständigkeiten an einen Nachfolger
Im Falle eines Ausscheidens des ausgewählten Benutzers kann ein Nachfolger bestimmt werden. Dieser wird dann für alle Betriebsstätten in der darunterstehenden Liste eingetragen. Der Nachfolger überschreibt vorhandene Änderungen nicht.

Übertragen selektierter Zuständigkeiten durch Sonderregel
Es gibt die Möglichkeit eine Sonderregel einzugeben und somit nur bestimmte Zuständigkeiten zu übertragen. So können z.B. alle Betriebsstätten mit gleichem Namen (Eingabe: Name=...) oder gleicher Straße (Eingabe: Straße=...) an einen Benutzer übergeben werden.

Übertragen selektierter Zuständigkeiten über den AGS (amtlicher Gemeindeschlüssel)
Es gibt die Möglichkeit die Zuständigkeiten über den AGS zuzuordnen. Dabei werden alle Betriebsstätten im angegebenen AGS-Bereich gleicher Wirtschaftsklasse an einen bestimmten Sachbearbeiter übergeben.

Sind alle Änderungen eingegeben, kann die Schaltfläche Speichern betätigt werden. Bevor die Änderungen jedoch gesichert werden, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Erst wenn diese mit Ja bestätigt wird erfolgt eine Änderung der Datenbank und die Zuständigkeiten werden neu berechnet.

Bemerkung

In dieses Eingabefeld kann ein Bemerkungstext zum Benutzerdatensatz erfasst werden.

Verfahrensberechtigungen

Mit einer Betätigung dieser Schaltfläche verzweigt man zum Fenster Verfahrensberechtigungen, in dem die Zugriffsrechte des Mitarbeiters für die einzelnen Verfahren festgelegt werden.

Berechtigungen

Mit dieser Schaltfläche gelangt man zum Fenster Berechtigungen, in dem die Berechtigungen des Mitarbeiters festgelegt werden.

Gruppen

Durch eine Betätigung der Schaltfläche Gruppen öffnet sich das nachfolgend abgebildete Fenster, in diesem können dem Benutzer beliebig viele Gruppen zugeordnet werden:

Alle zugeordneten Gruppen werden anschließend innerhalb des Karteireiters dargestellt.

Achtung:
Diese Auswahl hat Auswirkungen auf die Betriebsstättenzugehörigkeit, sowie auf die Auswertung in den Jahresberichten der jeweiligen Gruppe.

Speichern

Durch diese Schaltfläche werden vorgenommene Änderungen der Daten gespeichert.

Löschen

Entfernt den entsprechend angewählten Benutzer aus der Datenbank.
ACHTUNG: Der Vorgang ist nicht rückgängig zu machen!

Bei dem Löschvorgang werden die Daten des Mitarbeiters aus den folgenden Datenbank-Tabellen entfernt:
Benutzerverwaltung und der Rechteverwaltung

Mitarbeiterzuordnung zu Berichten

Aktenanforderung

Nachrichten

Mitarbeiterzuständigkeit

Postbuch

RSA-Liste

Terminkalender
In allen anderen Teilen der entsprechenden Module erscheint der Mitarbeiter in einer verschlüsselten Form und wird somit als nicht mehr vorhandener Sachbearbeiter gekennzeichnet.

Blanko

Leert das Fenster für die Erstellung eines neuen Benutzers.

Drucken

Nach einer Betätigung der Schaltfläche Drucken werden zum aktuell aufgerufenen Mitarbeiter alle bisher gespeicherten Zuständigkeiten, Verfahrensberechtigungen sowie zugeordnete Berichte für einen möglichen Ausdruck exportiert.

Zurück

Benutzer-Id	Hiermit meldet sich der Mitarbeiter bei den einzelnen Verfahren (z.B. IFAS, SB, SiS) an.
Kürzel	höchstens 4-stellig (im 2. Eingabefeld), erscheint in den einzelnen Verfahren im Zuständigkeitsfeld. Durch Vereinbarung von schlüssigen Namenskonventionen (z.B. Voranstellung von Ziffern für Mitarbeiter gleicher Abteilungen, welche in das erste Eingabefeld eingetragen werden können) können im Jahresbericht bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ausgewertet werden. Bereits erfasste Namenskonventionen können aus dem ersten Eingabefeld ausgewählt werden. Bei einer Kürzeländerung werden alle betroffenen Datenbanktabellen aktualisiert. Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes Ausgabename ebenfalls ein Eintrag befindet, so wird immer dieser innerhalb der Programme dargestellt.
Passwort	wird bei der Anmeldung zu den Verfahren abgefragt. Zu empfehlende Eigenschaften sind beispielsweise: Es sollte 6- bis 8-stellig sein, Sonderzeichen und Zahlen enthalten. Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden, d.h. "!PaSs01%" und "!pass01%" sind zwei verschiedene Passwörter. Bei der Eingabe werden nur * angezeigt. Durch die Systemverwaltung können die genannten Kriterien für die Mindestanforderungen für Passwörter über die Konfigurationsvariablen BV_PWD_DIGITS, *BV_PWD_LENGTH, BV_PWD_SPECIALS* und *BV_PWD_UPPER_CASE* frei definiert werden.
Anrede/Titel und akadem.Grad	die spezifische Anrede, und ein evtl. vorhandener Titel bzw. akademischer Grad
Amtsbezeichnung, Amt, Dezernat und Amtkürzel	Die vom Programm vorgegebene Bezeichnung dieser Felder lautet Amtsbezeichnung, Amt und Dezernat. Über das Datatdictionary des Moduls Berichte / Statistiken kann eine neue Bezeichnung eingetragen werden. Auf diese Weise können die Begrifflichkeiten optimal an die Anforderungen des Amtes angepasst werden. Die Inhalte der Auswahlliste zum Feld Amtsbezeichnung können von der Systemverwaltung über den Katalog Amt-Kürzel festgelegt werden.
Vorname	Vorname des Mitarbeiters (optional)
Nachname	Nachname des Mitarbeiters (optional)
Telefon	Diese Angabe ist optional.
Abteilung / Laufbahn	Diese Angaben sind optional. Der Inhalt der Auswahlliste des Feldes Laufbahn kann von der Systemverwaltung über den Katalog Laufbahn BV festgelegt werden.
E-Mail	Angabe der Emailadresse (optional).
Ausgabename	Als Ausgabename kann an dieser Stelle ein beliebiger, nicht mehr zwingend eindeutiger, maximal 20 Zeichen langer Name, hinterlegt werden. Die MA-Nr. (ma_nr) wird weiterhin in der Datenbank überall als eindeutiger Schlüssel verwendet, in der Anwendung wird allerdings stets der neue Ausgabename angezeigt. Damit können jetzt neue Mitarbeiter (mit einer weiterhin zwingend eindeutigen, neuen ma_nr) den gleichen (Ausgabe-)Namen (Kürzel, scheinbare MaNr) erhalten, wie bereits ausgeschiedene Mitarbeiter. Als Defaultwert wird standardmäßig die MA-Nr. (z.B. DU IFAS) hinterlegt.