Info:

Das IFAS-Modul Postbuch (po.jar) kann auch als Importprogramm für Posteingänge über die Kommandozeile gestartet werden.
Mit Hilfe der folgenden 2 optionalen Startoptionen [-DBName=<Datenbankname>] [-Refresh=<Importintervall in Sekunden>] kann über den Parameter -Import aus einem oder mehreren im Katalog Posteingang Dateien Import konfigurierten Verzeichnissen automatisch Posteingänge erstellt werden.

Bspw. Startoption: ..\jre\bin\java.exe -jar po.jar -Import
bzw. mit den den optionalen Parameter:

..\jre\bin\java.exe -jar po.jar -DBName=IFAS -Import
..\jre\bin\java.exe -jar po.jar -Refresh=60 -Import
oder auch

..\jre\bin\java.exe -jar po.jar -DBName=IFAS -Refresh=60 -Import

Postkorb
 
In der Tabelle Postkorb werden alle noch vom Sachbearbeiter zu bearbeitenden Schriftstücke angezeigt. Ist ein Poststück fett gedruckt, so ist es noch ungelesen. Wird das Poststück nicht fett gedruckt dargestell, so wurde es bereits geöffnet. Wie in allen IFAS-Applikationen üblich, können die einzelnen Spalten via Drag&Drop über den Spaltenkopf, bei gehaltener Maustaste, umgruppiert werden. Diese Änderungen werden auch bei einem Neustart beibehalten, so dass für jeden Sachbearbeiter diese individuellen Einstellungen nur einmal vorgenommen werden müssen.
Je nachdem, ob in der Spalte Schriftstücktyp ein eingehendes oder ausgehendes Schreiben beschrieben wird, gibt es unterschiedliche Einträge in der Spalte Annotation.
Per Doppelklick öffnet sich das Fenster Posteintrag ändern, über welches der bestehende Eintrag bearbeitet werden kann.

Aktenanforderung
 
Die Spalte Absender kann den Wert einer Betriebsstätte, einer Person annehmen oder leer bleiben. Ist dort eine Betriebsstätte verzeichnet, so ist das Feld Aktenanforderung anwählbar.
Nach einer Betätigung der Schaltfläche öffnet sich das Fenster Aktenanforderung, mit dessen Hilfe der angemeldete Sachbearbeiter seine Aktenanforderungen bearbeiten kann.
 

Betreff
 
Bei einem selektierten Schreiben aus dem Postkorb wird hier die dazugehörige Betreffzeile, falls vorhanden, angezeigt. In diesem Textfeld können auch noch Änderungen vorgenommen werden, welche dann durch die Betätigung der Schaltfläche Speichern vom Programm übernommen werden.
 

Drucken
 
Durch ein Auslösen dieser Schaltfläche wird die Liste der innerhalb des Karteireiters befindlichen Schriftstücke im ausgewählten Format für einen Ausdruck übergeben.

Eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Druckformate befindet sich hier.
 

weiter an
 
In dieser Auswahlliste werden alle Sachbearbeiter angezeigt, die das Recht Posteingang in der Benutzerverwaltung über das Fenster Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben. An diese Sachbearbeiter können die Schriftstücke dann weitergeleitet werden.
 

Ausgang / Antwort
 
Je nachdem, welche Art von Schriftstücktyp angewählt ist, lautet die Schaltflächenbeschriftung entweder Ausgang oder Antwort.

Handelt es sich um ein eingehendes Schriftstück, so kann durch eine Betätigung der Schaltfläche Antwort direkt innerhalb des Karteireiters Post erfassen ein entsprechendes Schriftstück als Antwortschreiben (v)erfasst werden.

Für den Fall, dass innerhalb der Tabelle der Posteingänge ein ausgehendes Schriftstück angewählt wurde, so ist es durch eine Betätigung der Schaltfläche Ausgang möglich, dieses in den Karteireiter Postausgang zu verschieben.
 

Löschen
 
Durch Betätigung dieser Schaltfläche kann das ausgewählte Schriftstück aus dem Programm entfernt werden.
Nach einer Bestätigung der erscheinenden Sicherheitsabfrage wird dieses Vorgehen vom Programm endgültig durchgeführt.
 

 

zu den Akten
 
Durch Betätigung dieser Schaltfläche kann das ausgewählte Schriftstück als bearbeitet bzw. erledigt gekennzeichnet werden.
Zu den Akten gelegte Schriftstücke können von diesem Zeitpunkt an nur noch über den Karteireiter Suchen aufgerufen werden.
 

Speichern
 
Durch Betätigung dieser Schaltfläche werden die innerhalb des Karteireiters eingetragenen bzw. geänderten Daten gespeichert.