Benutzer

Aus der Auswahlliste kann der zuständige Bearbeiter ausgewählt werden.

Die zur Auswahl stehenden Mitarbeiter richten sich nach den Sachbearbeitern, die dem Verfahren in der Benutzerverwaltung zugeordnet sind.
Wird die Schaltfläche betätigt, so öffnet sich ein eigenes Fenster für die Auswahl. Aus dieser Listbox kann der zuständige Benutzer gewählt werden. Zudem ist es mit Hilfe der Filterauswahl im oberen Bereich des Fensters möglich, die Benutzerauswahl einzugrenzen. Sollen nicht alle Benutzer angezeigt werden, kann hier beispielsweise eine Beschränkung auf die Bereiche Gruppe, Dezernat oder Amt vorgenommen werden.
Der aktuell am Modul angemeldete Benutzer kann direkt über die Betätigung der Schaltfläche in das Fenster zur Vorgangsbearbeitung übernommen werden.


Aus dieser Liste kann dann der zuständige Benutzer bequem in das Fenster übernommen werden.

Dienststelle / Standort

In diesem Feld wird die Dienststelle bzw. der Standort des Benutzers angegeben.
Die Zuordnung von Benutzern zu den verfügbaren Dienstellen und Standorten kann von der Systemverwaltung über die Benutzerverwaltung innerhalb des Karteireiters Datenbearbeitung - Benutzer vorgenommen werden.

Dezernat / Abteilung

In diesem Feld wird das Dezernat bzw. die Abteilung des Bearbeiters angegeben.
Die Zuordnung von Bearbeitern zu den verfügbaren Dezernaten und Abteilungen des Amtes kann von der Systemverwaltung über die Benutzerverwaltung innerhalb des Karteireiters Datenbearbeitung - Benutzer vorgenommen werden.

Vorgangsart

Innerhalb der Auswahlliste des Feldes befinden sich die zur Verfügung stehenden Vorgangsarten.

Die Auswahl der Vorgangsart bestimmt ebenfalls den Inhalt der Auswahlliste des Feldes Thema.
Die Einträge der Auswahlliste sowie die nach einer Auswahl des Produktes auswählbaren Themen können von der Systemverwaltung über den Katalog Vorgangs-Produkt festgelegt werden.

Ob bei der Neuanlage von Vorgängen der zuletzt ausgewählte Eintrag, kein Eintrag oder ein fest definierter Wert in diesem Feld ausgewählt ist, kann von der Systemverwaltung über die Konfigurationsvariable VORGANG_FACHPRODUKT_IFAS festgelegt werden.

Thema

In der Auswahlliste befinden sich die zur Verfügung stehenden Themen des Vorganges.
Welche Einträge vom Bearbeiter ausgewählt werden können ist abhängig vom der gewählten Vorgangsart im vorherigen Feld. Daher ist die Wahl des Themas nur möglich, wenn vorher das Feld Vorgangsart mit einem Eintrag gefüllt wurde.
Denn unter Umständen steht das vorher ausgewählte Thema zu der entsprechenden Vorgangsart nicht zur Verfügung. In diesen Fällen wird das Feld geleert und es muss ein gültiger bzw. verfügbarer Eintrag gewählt werden.

Nach der Auswahl einer zur Verfügung stehenden Themas kann die Aufbewahrungsdauer automatisch eingetragen werden.

Die oberhalb beschriebene Abhängigkeit zur Vorgangsart wird über den Katalog Vorgangs-Produkte festgelegt.

Die Einträge der Auswahlliste des Feldes Feld Vorgangsart und die automatische Vorbelegung der Aufbewahrungsdauer können von der Systemverwaltung über den Katalog Vorgangsart bestimmt werden.
Dort ist auch festlegbar, ob bei der Vorgangsart eine Einfach- oder Mehrfachauswahl bei den Rechtsquellen möglich ist.

Ob bei der Neuanlage von Vorgängen der zuletzt ausgewählte Eintrag, kein Eintrag oder ein fest definierter Wert in diesem Feld ausgewählt ist, kann von der Systemverwaltung über die Konfigurationsvariable VORGANG_VORGANGSART_IFAS festgelegt werden.


Rechtsquellen

Nach einer Betätigung der Schaltfläche öffnet sich eines der nachfolgend abgebildeten Fenster, aus dem die zum Vorgang in Betracht kommenden Rechtsquellen ausgewählt werden können.
Da es nicht zu jedem Vorgang die selben Rechtsquellen gibt, ist die Wahl der Rechtsquellen erst nach der Wahl des Vorgangsart und des Themas möglich. Das ausgewählte Thema bestimmt, ob eine Ein- oder Mehrfachauswahl der Rechtsquellen möglich ist.
Dieses kann von der Systemverwaltung über den Katalog Vorgangsart
festgelegt werden.


Über die vorhandenen Pfeil-Schaltflächen können die Rechtsquellen den entsprechenden Bereichen zugeordneten werden.
Alle Rechtsquellen, die dem Vorgang zugeordnet werden sollen müssen sich demnach innerhalb des Bereiches ausgewählte Werte befinden.
Durch Einträge in die vorhandenen Eingabefelder kann zu den jeweiligen Bereichen nach bestimmten Einträgen gesucht werden.
Eine Betätigung der Schaltfläche Zurücksetzen bringt die Auswahl der Einträge auf den zuletzt gespeicherten Stand.
Mit der Betätigung der Schaltfläche Speichern wird die Zuordnung vorgenommen.

Von der Systemverwaltung können die Einträge innerhalb des Fensters Rechtsquellen über den Katalog Rechtsquelle für Vorgänge festgelegt werden.

Die zur Auswahl stehenden Rechtsquellen sind abhängig von der gewählten Vorgangsart. Ändert man die Vorgangsart, werden die der Vorgangsart entsprechenden Rechtsquellen angezeigt.

Datum der Erfassung

In dieses Eingabefeld ist das Datum der Erfassung einzutragen.
Die Eingabe kann dabei manuell erfolgen oder auch bequem über den Kalender. Dieser wird eingeblendet, falls bei einem eingetragenen Datum die Schaltfläche Datum betätigt wird.

Bei einer erstmaligen Betätigung der Schaltfläche wird das Feld automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt.

Geschäftszeichen der Behörde

In diesem Ausgabefeld wird das Geschäftszeichen der Behörde ausgegeben.
Dieses wird vom Programm automatisch gebildet und kann den Bearbeiter nicht verändert werden. Das Geschäftszeichen besteht aus einer laufenden Nummer sowie dem aktuellen Jahr.

Wiedervorlagedatum des Vorgangs

Durch die Angabe eines Datums in diesem Feld kann für den Vorgang ein Wiedervorlagedatum bestimmt werden.
Jeder Mitarbeiter kann zu jedem Vorgang eine Wiedervorlage erstellen, d.h. die Wiedervorlage ist an den Mitarbeiter und nicht direkt an den Vorgang gebunden. Existiert bereits zu einem Vorgang eine Wiedervorlage des aktuellen Benutzers und wird der Vorgang einem anderen Mitarbeiter zugeordnet, so wird die Wiedervorlage ebenfalls dem anderen Mitarbeiter zugeordnet.
Das Datum kann entweder manuell in das Wiedervorlagen-Feld eingetragen werden oder bequem über den Kalender, der sich öffnet, wenn auf die dargestellte Kalenderikone geklickt wird. Das eingetragene Datum wird als echter Termin im Terminkalender vermerkt und wird dem Sachbearbeiter bei erreichen dieses Datums im Arbeitskorb als Wiedervorlagetermin angezeigt.

Da es sich bei dem Wiedervorlagedatum um ein Filterkriterium des Karteireiters Vorgänge handelt, kann das eingetragene Datum ebenfalls Einfluss auf die dargestellten Vorgänge haben kann.
Über den Filter besteht die Möglichkeit, sich nur Vorgänge auf Wiedervorlage darstellen zu lassen.

Betreff

In dieses Eingabefeld kann eine, zum Vorgang gehörige, Betreffzeile eingefügt werden.

Bei der Erfassung von Tätigkeiten zum Vorgang, kann die Bemerkung ebenfalls zur Tätigkeit übernommen werden, so dass dieses Feld innerhalb des Tätigkeiten erfassen-Fenstersmit diesem Eintrag vorbelegt ist.
Dieses Verhalten kann von der Systemverwaltung über die Konfigurationsvariable IA_BETREFF_VISIBLE festgelegt werden.

Aktenzeichen des Einsenders

In dieses Feld kann das Aktenzeichen des Einsenders eingetragen werden.

Ansprechpartner

Über dieses Feld können ein oder auch mehrere Ansprechpartner zum Vorgang angebenen werden.
Beispielsweise der Name der Person, die bei der ausgewählten Betriebsstätte als Kontaktperson angebeben wird.
Dies kann entweder durch eine manuelle Eingabe oder durch die Auswahlfunktion der Schaltfläche Ansprechpartner geschehen.
Falls zur Betriebsstätte bereits Personenzuordnungen vorgenommen wurden, so erscheint der nachfolgend abgebildete Hinweis.


Auf diese Weise kann aus den bisher zugeordneten Personen die in Frage kommende Person ausgewählt werden und diese muss nicht erst innerhalb des gesamten Datenebstandes gesucht werden.

Sollte die Person noch nicht zugeordnet sein, kann eine Suche ebenfalls noch erfolgen.
Gleiches gilt für die Neuerfassung von Personendaten.
Beides kann dann über eine Betätigung der Schaltfläche Personen Neu... vorgenommen werden.

Telefonnummer (Ansprechpartner)

In Ergänzung zum Feld Ansprechpartner kann in dieses Feld die Telefonnummer der Person eingetragen werden.

E-Mail- und Internet-Adresse (Ansprechpartner)

Neben den Informationen zu den Feldern Ansprechpartner und Telefonnummer kann hier die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners erfasst werden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Internet-Adresse einzutragen.
E-Mail-Adresse und die Angabe der Internet-Adresse können durch ein Komma oder Semikolon getrennt eingegeben werden.

Nach einem Auslösen der Schaltfläche WWW bzw. Auswahl aus der Liste wird die eingetragene Internet-Adresse im favorisierten Browser aufgerufen.

Darüberhinaus ist es möglich, auch mehrere E-Mail-Adressen zu erfassen. Beispielsweise falls die Kontaktdaten mehrerer Ansprechpartner oder zuständiger Personen bei der Betriebsstätte vorliegen.
Auch diese Angaben sind durch Komma oder Semikolon in das Feld einzutragen.


Priorität

Über dieses Auswahllistenfeld kann der Vorgang mit einer Priorität versehen werden.
Dieses kann dazu beitragen die Vorgangsbearbeitung nach einer gewissen Abfolge durchzuführen. Beispielsweise falls die Liste der Vorgänge zum angemeldeten Benutzer nach der Priorität sortiert wird.

Der Inhalt der Auswahlliste kann von der Systemverwaltung über den Katalog VORGANG_PRIORITAET festgelegt werden.

Aufbewahrungsdauer

Aus der Auswahlliste des Feldes kann die Aufbewahrungsdauer ausgewählt werden.
Über das vorhanden Checkboxfeld kann der Bearbeiter entscheiden, ob die angegebene Aufbewahrungsdauer sofort starten soll. Wird die Checkbox nicht einem Häkchen versehen, so startet die Dauer beispielsweise erst nachdem eine Anlage verschrottet worden ist oder nachdem die Genehmigung absgelaufen ist.


Auch wenn das Textfeld Aufbewahrungsdauer aktiv und nicht ausgegraut ist, müssen die Pflichtfelder Fachprodukt, Datum, Betreff, Vorgangsart und Gz Behörde ausgefüllt sein, damit ein Wert eingetragen werden kann. Das Häkchen zur Aufbewahrungsdauer kann erst dann gesetzt werden, wenn der Status des Vorgangs abgeschlossen lautet. Vorgänge, die in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert wurden, sind nur lesbar.

Ist das Häkchen gesetzt, startet die Aufbewahrungsdauer sofort. Der Inhalt der Auswahlliste kann von der Systemverwaltung über den Katalog Aufbewahrungsfrist für Vorgänge festgelegt werden.

Die zur Verfügung stehenden Einträge sind unter Umständen abhängig von der getroffenen Auswahl innerhalb des Feldes Vorgangsart. Durch die Systemverwaltung ist es nämlich möglich, zu bestimmten Vorgangsarten Aufbewahrungsfristen festzulegen bzw. eine Vorauswahl zu treffen.
Dieses Programmverhalten ist durch die Angaben innerhalb des Kataloges Vorgangsart zu realisieren.

Anlage / Betriebseinheit zuordnen

Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche öffnet sich das nachfolgend abgebildete Fenster, aus der die Betriebseinheit ausgewählt werden kann.


Nach der Anwahl eines Eintrages ist die Schaltfläche OK freigeschaltet und die BE kann in das aufrufende Fenster Vorgang - Daten erfassen übernommen werden.
Nach der Anwahl der Betriebsstätte, einer Teilbetriebsstätte bzw. eines Betriebsbereiches kann ein jeweils untergeordneter Betriebsbereich auch neu erfasst werden.
Dafür werden die Schaltflächen TBS Neu..., BT Neu... oder SA Neu... im unteren Bereich des Fensters freigeschaltet.

Die Schaltfläche Anlage ist nicht freigeschaltet, falls es sich bei dem Vorgang um einen NBT-Vorgang handelt. Dieser also keiner Betriebsstätte zugeordnet ist und daher keine Anlagenstruktur mit Betriebseinheiten bestehen kann.

Zuordnungen zum Vorgang



Aus der Drop-Down-Liste kann ausgewählt werden, welche Zuordnung zum Vorgang vorgenommen werden soll.
Dabei kann unterschieden werden zwischen: Nach einer Betätigung der jeweiligen Schaltfläche öffnet sich eine Auswahlliste mit allen Einträgen, die dem angemeldeten Benutzer zugeordnet sind.
Wird die Zuordnung Post ausgewählt, handelt es sich um den Inhalt des Karteireiters Arbeitskorb.
Nach einer vorgenommenen Zuordnung kann der Bearbeiter entscheiden, ob der Posteingang im Zuge der Zuordnung gelöscht oder kopiert werden soll.
Dazu öffnet sich der folgende Dialog:



Durch eine Betätigung der Schaltfläche OK wird der Posteingang aus dem Programm entfernt und nicht mehr innerhalb des Karteireiters Arbeitskorb geführt.


zugeordneten Eintrag löschen

Nach der Anwahl eines Eintrages der bisher zugeordneten Einträge ist die Schaltfläche Löschen freigeschaltet.
Durch eine Betätigung kann eine Zuordnung zum aktuell aufgerufenen Vorgang wieder gelöst werden.

Bemerkung

Innerhalb dieses Eingabebereiches kann eine Bemerkung zum erfassten Vorgang erfasst werden.

Liste der zugeordneten Einträge

Innerhalb dieser Liste befinden sich alle erfassten Zuordnungen zum angewählten Vorgang.
Diese können beispielsweise nach einer Anwahl gelöscht oder durch Doppelklick erneut geöffnet und bearbeitet werden.

Speichern

Durch eine Betätigung der Schaltfläche Speichern werden die vorgenommenen Änderungen an den Vorgangsdaten innerhalb des Datenbestandes gespeichert.

Sollten zum Vorgang bisher noch keine Tätigkeiten erfasst worden sein, so erscheint der nachfolgende Hinweis:


Nach einer Betätigung von 'Ja' wird das Fenster Tätigkeiten erfassen geöffnet, in dem die Zuordnung von Tätigkeiten vorgenommen werden kann.


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