Ansicht Arbeitskorb

Im Arbeitskorb kann zwischen zwei Ansichten für Posteingänge/Postausgänge gewählt werden. Zum Einen steht eine Tabellenansicht zur Verfügung, zum Anderen eine Kachelansicht.

Um von der Tabellenansicht zur Kachelansicht zu gelangen, genügt ein Rechtsklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift.
Dort kann dann aus dem erscheinenden Kontextmenü die Kachelansicht ausgewählt werden. Die Größe und die Anzahl der nebeneinanderstehenden Kacheln wird hier je nach zu Verfügung stehendem Platz dynamisch berechnet.


Um von der Kachelansicht zur Tabellenansicht zurück zu gelangen, genügt ein Klick auf das Tabellensymbol oben rechts über der Scrollbar.


Um einen Posteingang/Postausgang zu ändern, wird in der Tabellenansicht die jeweilige Spalte doppelt angeklickt. Wird die Kachelansicht dargetsellt, so reicht ein Klick auf die Kachelüberschrift um den Posteingang/Postausgang ändern zu können.

Arbeitskorb aktualisieren

Da sich im Arbeitskorb ständig Neuerungen ergeben können, ist es wichtig den aktuellen Stand in der Tabelle angezeigt zu bekommen. Zum Einen aktualisiert sich der Arbeitkorb voreingestellt alle 5 Minuten eigenständig. Diese Einstellung kann im Modul Konfiguration mit Hilfe der Variable NA_TIMER konfiguriert werden. Zum Anderen besteht die Möglichkeit den Arbeitkorb -manuell über Tastendruck (F5) oder im Kontextmenü/Menü über den Punkt Arbeitskorb aktualisieren- auf den aktuellen Stand zu bringen.

Alle Verfahren anzeigen

Wird die Checkbox Alle Verfahren anzeigen aktiviert, so werden im Arbeitskorb nicht nur modulinterne sondern auch modulexterne Einträge angezeigt. Dies gilt sowohl für Einträge in der Liste Postkorb, als auch für Einträge der Liste Termine.

Liste der Poststücke

In diesem Bereich des Karteireiters befinden sich alle Poststücke, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet sind.

Für eine Bearbeitung eines Eintrages kann dieser durch einen Doppelklick innerhalb des Fensters Posteintrag ändern aufgerufen werden. Für die Neuerfassung eines Posteintrages ist die Schaltfläche Neu im rechten Bereich zu betätigen.
Eine Vielzahl von Funktionen zur Bearbeitung von Posteinträgen stehen dem Benutzer ebenfalls über das Kontextmenü zur Verfügung. Mit rechtem Mausklick über dem Feld Postkorb, öffnet sich dazu das Kontextmenü.


Die Funktionen im Kontextmenü werden weiter unten einzeln beschrieben.
Bei einer Mehrfachauswahl von Elementen im Postkorb, wird das Kontextmenü reduziert. Dann werden dem Benutzer nur die Optionen zur Bearbeitung angeboten, die bei allen ausgewählten Posteinträgen durchgeführt werden können.
D.h. werden mehrere Posteinträge markiert und von diesen weist einer eine abweichende Mitarbeiterzuständigkeit auf, so können die Posteinträge nicht gelöscht werden.

Poststück weiterleiten

Durch Betätigen der Schaltfläche Posteingang-/-ausgang weiterleiten kann der Posteintrag an einen Benutzer weitergeleitet werden. Dazu öffnet sich das Fenster der Benutzerauswahl, in dem der Empfänger ausgewählt werden kann. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn es sich um einen eigenen Posteingang handeln, sprich dieser einem selbst zugeordnet ist. Falls fremde Posteingänge zugeordnet werden sollen, so befinden sich hier weitere Informationen.

Postkorb aktualisieren

Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird der Inhalt des Postkorbes aktualisiert.
Die gleiche Funktionalität besitzt die Betätigung der Taste F5.

Eine Aktualisierung ergibt beispielsweise dann Sinn, wenn andere Benutzer des kürzlich Amtes neue Posteinträge erfasst haben, diese aber noch nicht im Postkorb dargestellt werden.

Posteintrag löschen

Durch Betätigen der Schaltfläche Posteintrag löschen besteht die Möglichkeit, den ausgewählten Posteintrag aus dem Datenbestand zu entfernen.
Bevor dieses vom Programm vollzogen wird erscheint der nachfolgend abgebildete Hinweis, der die Daten des Posteintrages enthält.


Durch eine Betätigung der Schaltfläche Nein kann ein eventuell unbeabsichtigtes Löschen des Posteintrages vermieden werden.br>
Sollten dem Postein-/-ausgang Dateien zugeordnet sein, erscheint eine Abfrage, ob diese Dateien physikalisch vom Datenträger mit gelöscht werden sollen oder nicht. Dabei ist zu beachten, dass das Löschen der Originaldateien nicht rückgängig gemacht werden kann.
Handelt es sich bei dem zu löschenden Posteintrag um einen Postausgang, welcher im Karteireiter Schreiben erstellt wurde, so wird dieser automatisch im Karteireiter Schreiben ebenfalls entfernt.

Blanko

Innerhalb des Karteireiters Arbeitskorb wird durch eine Betätigung der Schaltfläche Blanko die aktuell aufgerufene Betriebsstätte bzw. das aufgerufene Aktenzeichen aus dem Karteireiter entfernt.

Drucken

Posteingang drucken
Durch der Kontextmenü Posteingang drucken kann in den Formaten HTML oder PDF gedruckt werden.

Tabelle drucken
Durch Betätigen der Schaltfläche Tabelle drucken kann entweder in Programmansicht oder Druckansichtin in den Formaten HTML, PDF, WORD oder EXCEL gedruckt werden. Zu beachten ist, dass die Formatauswahl nur bei der Druckfunktion über das Kontextmenü zur Verfügung steht.

Eine Übersicht über die verschiedene Druckformate innerhalb des Programms befindet sich hier. Eine Erläuterung zur Konfiguration der Details zur Programm- bzw. zur Druckansicht befindet sich innerhalb der Hilfedatei zur Programm- bzw. Druckansicht von Tabellen / Auswahllisten einrichten.

Schaltflächenbereich zu Posteinträgen / Terminen ausblenden

Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche werden die unterhalb befindlichen Schaltflächen sowie die Suchzeile ausgeblendet. Dadurch steht innerhalb des Karteireiters mehr Platz für die Darstellung der Liste der erfassten Posteingänge zur Verfügung.

Durch eine Betätigung der abgebildeten Pfeil-Schaltfläche kann der ausgeblendete Bereich wieder eingeblendet werden.

Neuen Posteintrag erfassen

Nach einem Auslösen dieser Schaltfläche öffnet sich das Fenster Posteintrag erfassen.
In diesem können die Daten eines neuen Posteintrages erfasst werden.

Posteintrag ändern

Nach einem Auslösen dieser Schaltfläche öffnet sich das Fenster Posteintrag ändern.
In diesem können die Daten eines bestehenden Posteintrages geändert werden.

Sollten in diesem Karteireiterbereich, durch die Anwahl des Radiobuttons, aktuell alle Termine dargestellt werden, so kann entsprechend der angewählte Eintrag innerhalb des Terminkalenders eingesehen bzw. verändert werden.

Postkorb-Filter

Über den vorhandenen Postkorb-Filter kann die Liste der Posteingänge nach den dargestellten Zuständigkeiten gefiltert werden.


Als erster Eintrag wird in dieser Liste der angemeldete Benutzer angeboten. Wird dieser Eintrag ausgewählt, so werden innerhalb der Liste der Posteingänge nur die Einträge dargestellt, die diesem Benutzer zugewiesen bzw. weitergeleitet wurden.

Die nachfolgenden Filterkriterien vergrößern den entsprecheden Zuständigkeitsbereich.
Das heißt, nach einer Auswahl des Eintrages Gruppe werden alle Posteingänge dargestellt, die der Gruppe des angemeldeten Benutzers zugewiesen sind.

Die weiteren Personenkreise wie Dezernat und Standort erweitert die Liste der dargestellten Posteinträge um alle Personen des zugewiesenen Dezernates bzw. alle Personen des gesamten Standortes.

Durch die Auswahl des entsprechenden Filterkriteriums kann demnach die Anzahl der dargestellten Posteinträge beschränkt bzw. erweitert werden.

Das aktuell ausgewählte Filterkriterium wird ebenfalls oberhalb der Liste der Posteinträge dargestellt:


Wird das Filterkriterium entfernt, so erscheint im unteren Bereich die zusätzliche Filteroption Filter CC-Post anzeigen.


Dadurch werden in der Datenanzeige zusätzlich noch die Einträge dargestellt, die ebenfalls über die CC-Funktion an weitere Benutzer bzw. Benutzergruppen des Amtes gesendet wurden.

Vorgangs- bzw. Terminliste

Da sich innerhalb dieses Bereiches -je nach gewähltem Radiobutton und gestartetem Modul- Vorgänge oder Termine befinden können, und sich die Darstellungsart nicht wesentlich unterscheidet, erfolgt an dieser Stelle eine Erläuterung für den Bereich der Termine:





Innerhalb dieser Liste befinden sich alle Termine, sowohl des aktuell angemeldeten Benutzers, als auch die Termine der Mitglieder der Gruppe, der der angemeldete Benutzer angehört. Dieses sind Termine, deren Wiedervorlagedatum mit dem heutigen Tagesdatum erreicht oder bereits überschritten ist.
Nach der Anwahl eines Termins wird die Schaltfläche Ändern/Anzeigen im rechten Rand des Fensters freigeschaltet.
Zusätzlich stehen dem Benutzer weitere Funktionen über das Kontextmenü zur Verfügung.
Dieses öffnet sich, wenn ein Termin mit der rechten Maustaste angeklickt wird.
Handelt es sich um einen Termin zu einer Anlage, so können die Information zu dieser ebenfalls über das Kontextmenü eingesehen werden.


Es werden alle Termine des aktuellen Moduls angezeigt (in diesem Fall des Moduls IFAS). Modulfremde Termine werden ausgegraut dargestellt. In diesem Fall wird dem Kontextmenü die Funktion den Vorgang XY im Fachmodul xy anzeigen hinzugefügt. Somit kann der Vorgang direkt im Fachmodul geöffnet werden.

Handelt es sich in der Terminliste um einen Vorgang bzw. Schreiben mit Wiedervorlage, so stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Durch einen Doppelklick auf einen Vorgang mit Wiedervorlage wird dieser innerhalb des Karteireiter Vorgänge automatisch dargestellt.
Durch eine Betätigung der rechten Maustaste kann auch bei Vorgängen das Kontextmenü aufgerufen werden.

Filter Termine...

Über den vorhandenen Filtermöglichkeiten kann die Liste der Termine und Wiedervolagen durch Anwählen der jeweiligen Option nach Dringlichkeit, aktuellem Fachverfahren oder Sachgebiet gefiltert werden.
Über die beiden Checkboxen zum Zeitraum können die dargestellten Termine zusätzlich noch zeitlich eingegrenzt werden.
Dazu dienen die beiden Eingabefelder zur Angabe der zurückliegenden sowie der kommenden Tage.
Im nachfolgend abgebildeten Beispielfall sollen nur eigene und unerledigte Termine mit dem Sachgebiet Revisionsschreiben dargestellt werden, die im Januar 2019 bereits fällig sind bzw. noch in diesem Monat werden.

Radiobutton Postkorb / Dokumente

Über diese beiden Radiobuttons kann der Benutzer entscheiden, für welche Darstellung der untere Karteireiterbereich genutzt wird.

Nach einer Auswahl der Option Postkorb werden dort alle Posteinträge des aktuell angemeldeten Benutzers bzw. die Einträge entsprechend des gewählten Filterkriteriums dargestellt.
Die Anwahl des Radiobuttons Dokumente hat zur Folge, dass innerhalb des Karteireiters alle Dokumente zu Posteinträgen dargestellt werden.

In beiden Fällen kann die Ansicht durch die vorhandenen Filter auf die gewünschten Einträge reduziert werden.

Postkorb aktualisieren

Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird die Liste der Vorgänge / Termine aktualisiert.
Die gleiche Funktionalität besitzt die Betätigung der Taste F5.

Eine Aktualisierung ergibt beispielsweise dann Sinn, wenn andere Benutzer des kürzlich Amtes neue Vorgänge oder Termine erfasst haben, diese aber noch nicht innerhalb der Liste dargestellt werden.

Radiobutton Vorgang / Termine

Über diese beiden Radiobuttons kann der Benutzer entscheiden, für welche Darstellung der untere Karteireiterbereich genutzt wird.

Nach einer Auswahl der Option Vorgänge werden dort alle offenen Vorgänge des aktuell angemeldeten Benutzers dargestellt.
Die Anwahl des Radiobuttons Termine hat dem entsprechend zur Folge, dass im unteren Bereich alle Termine des Benutzers angezeigt werden.

In beiden Fällen kann die Ansicht durch die vorhandenen Filter auf die gewünschten Einträge reduziert bzw. bei Terminen gegebenenfalls auch erweitert werden (über die Filteroption bis zum).

Termin ändern
(siehe: Vorgang ändern)

Nach einem Auslösen dieser Schaltfläche öffnet sich der Terminkalender.
In diesem können die Daten eines bestehenden Termins geändert werden.

Neuen Vorgang erfassen

Nach der Anwahl eines Posteintrages ist die Schaltfläche Neu freigeschaltet.
Durch eine Betätigung der Schaltfläche wird vom Programm automatisch in den entsprechenden Karteireiter für die Erfassung neuer Vorgangsdaten gewechselt.
In diesem Beispielfall in den Karteirieter Vorgang für die Erfassung eines neuen Arbeitszeitvorganges.
Bei der Erfassung eines Vorganges wird der Posteintrag dem Vorgang automatisch als Dokument zugeordnet. So wird auch noch zu einem späteren Zeitpunkt ersichtlich, auf Grundlage welcher Informationen der Vorgang angelegt wurde.


Für die Erfassung der neuen Vorgangsdaten steht dem Benutzer das Fenster Vorgang - Daten erfassen zur Verfügung.

Da der Posteintrag mit der Anlage eines Vorganges bearbeitet wurde, kann der Benutzer nach einer Speicherung des Datensatzes (inklusive der eventuellen Erfassung von Tätigkeiten) entscheiden, ob der entsprechende Posteintrag aus dem Karteireieter Arbeitskorb entfernt werden soll.



Abschließend kann der angelegte Vorgang über einen Dialog angezeigt werden.

Neuen Termin erfassen
(siehe: Neuen Vorgang erfassen)

Durch Klick auf die Schaltfläche Neu im Terminbereich öffnet sich der Fenster Terminkalender in dem ein neuer Termin angelegt werden kann.
Sind alle Angaben zum Termin gemacht, kann der Termin gespeichert werden. Der Termin erscheint nun in der Terminliste.

Suchzeile für Posteinträge

Durch die Eingabe innerhalb der Zeile kann die Liste der Posteinträge nach den gewünschten Einträgen durchsucht werden.

Der Inhalt der Liste wird nach jeder Tastatureingabe dynamisch reduziert. Das bedeutet, es werden nur noch die Listeneinträge dargestellt, die der getätigten Eingabe entsprechen.
Beipielsweise nach den Inhalten der Spalte Betreff für eine Filterung nach bestimmten Themengebieten.

Suchzeile für Termine / Vorgänge

Durch die Eingabe innerhalb der Zeile kann die Liste der Termine bzw. der Vorgänge nach den gewünschten Einträgen durchsucht werden.

Der Inhalt der Liste wird nach jeder Tastatureingabe dynamisch reduziert. Das bedeutet, es werden nur noch die Listeneinträge dargestellt, die der getätigten Eingabe entsprechen.

Filter der Posteinträge

Über den vorhandenen Filter kann die Liste der Posteinträge nach den dargestellten Zuständigkeiten gefiltert werden.


Als erster Eintrag wird in dieser Liste der angemeldete Benutzer angeboten. Wird dieser Eintrag ausgewählt, so werden innerhalb der Liste der Posteingänge nur die Einträge dargestellt, die diesem Benutzer zugewiesen bzw. weitergeleitet wurden.

Die nachfolgenden Filterkriterien vergrößern den entsprecheden Zuständigkeitsbereich.
Das heißt, nach einer Auswahl des Eintrages Gruppe werden alle Posteingänge dargestellt, die der Gruppe des angemeldeten Benutzers zugewiesen sind.

Die weiteren Personenkreise wie Dezernat und Standort erweitert die Liste der dargestellten Posteinträge um alle Personen des zugewiesenen Dezernates bzw. alle Personen des gesamten Standortes.

Durch die Auswahl des entsprechenden Filterkriteriums kann demnach die Anzahl der dargestellten Posteinträge beschränkt bzw. erweitert werden.

Das aktuell ausgewählte Filterkriterium wird ebenfalls oberhalb der Liste der Posteinträge dargestellt:

Filter der Termine

Mit Hilfe des Terminfilters können die angezeigten Termine der Terminliste gefiltert werden. Zur Auswahl stehen die im folgenden Bild zu sehenden Selektionsmöglichkeiten.


Es können sowohl einer als auch mehrere Filter kombiniert angewendet werden.

Besonderheiten des Moduls Jugendarbeit

Vorgang mit Beschäftiger erstellen

Für den Fall, dass innerhalb der Liste der Posteinträge ein Eintrag angewählt wird, der als Adress-Art Betriebsstätte aufweist, so kann ein neuer Vorgang angelegt werden, bei dem die ausgewählte Betriebsstätte als Beschäftiger des Kindes fungiert.

Das Programm wechselt dann automatisch in den Karteireiter Antrag und der Beschäftiger ist in der Oberfläche bereits vorhanden und muss nicht manuell gesucht und übernommen werden.

Vorgang mit Agentur erstellen

Analog zu der Funktionalität Vorgang mit Beschäftiger erstellen kann in diesem Fall ein Vorgang angelegt werden, bei dem die innerhalb der Adress-Art angegebene Betriebsstätte als Agentur des Kindes dient.

Das Programm wechselt dann automatisch in den Karteireiter Antrag und die Agentur ist im Feld Agentur bereits vorhanden und muss vom Benutzer nicht manuell gesucht und übernommen werden.

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