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Kriterien für das physikalische Löschen von Vorgängen |
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Mit der Funktion Vorgänge physikalisch löschen können nur die Vorgänge gelöscht werden, die
einen Ende-Status aufweisen und jene, die aus dem Programm gelöscht wurden. Ein Vorgang wird in der Regel durch die Erstellung
eines Schreibens in einen neuen Zustand versetzt. Dieser Zustand wird innerhalb der Spalte
Status (E,L,G) (E=Ende, L=Löschen) innerhalb des
Katalogeintrags SBA-Schreiben definiert. Nur genau diese Vorgänge können gelöscht werden.
Wird beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Schreiben zu einem bereits beendeten Vorgang erstellt, so
übernimmt der Vorgang diesen Status und der Vorgang kann dann icht aus dem Programm entfernt werden, da dieser dadurch
wieder in Stand gesetzt wird.
Offene Vorgänge können nicht aus dem Programm entfernt werden.
Gleiches gilt für bereits beendete Vorgänge, die einem noch nicht abgeschlossenem Vorgang zugeordnet sind und aus diesem
Grund ebenfalls nicht gelöscht werden können.
Informationen zur Definition von Schreiben, die keine Veränderungen am Vorgangsstatus zur Folge haben, befinden sich
hier.
Zur Vorgehensweise des Programms
Als erstes werden aus dem Katalogeintrag SBA-Schreiben
alle Katalognummern abgefragt, bei denen sich im Feld Status ein E oder ein L befindet.
Ferner wird überprüft, ob für den ausgewählten Löschvorgang ein spezieller Benutzer ausgewählt
wurde oder ob die Vorgänge unabhängig von einer Mitarbeiterzuordnung gelöscht werden sollen.
Die zuerst durchgeführte Datenbankabfrage sieht somit folgendermaßen aus:
Select sba_vg_akz FROM sba_vgkontroll where sba_se in <die in der ersten Abfrage ermittelten Katalognummern>
AND sba_vg_manr = <ausgewählter Benutzer> (optional, falls ein Benutzer definiert wurde).
Auf diese Weise sind erst einmal alle beendeten oder gelöschten Vorgänge bekannt.
Diese werden nun bezüglich des eingetragenen Datums, bis zu dem diese gelöscht werden sollen, verglichen. Dabei dient NICHT
das Schreiben als Vergleichspunkt, welches den Vorgang in den Ende- oder Löschenstatus versetzt hat, sondern das letzte erstellte
Schreiben. Dies ist wichtig, damit zum Beispiel bei einer Ratenzahlung der Vorgang nicht zu früh gelöscht wird.
Innerhalb des Katalogeintrags SBA-Schreiben können
Schreiben definiert werden, die keine Änderungen am Vorgangsstatus und der Wiedervorlage bewirken (Eintrag von '-1' in Feld
Wiedervorlage). Somit ist ein Vorgang mit Ratenzahlung zum Beispiel abgeschlossen, durch die regelmäßig
vorgenommenen Einträge der eingehenden Zahlungen fällt der Vorgang aber aus dem Raster der Überprüfung.
Nachdem auf diese Weise alle Vorgänge herausfallen, bei denen ein Schreiben nach dem Zeitpunkt erstellt wurde, bis zu dem
gelöscht werden soll, werden dem Benutzer alle betroffenen Vorgänge in einer Liste angezeigt.
Innerhalb dieser Liste können bei Bedarf einzelne Einträge abgewählt werden, um so diese von dem Löschvorgang noch
ausschließen zu können.