Laufende Nummer und Vorgangszeichen

In diesen beiden Feldern befinden sich die laufende Nummer des Posteintrages sowie das Vorgangszeichen, falls das Poststück bereits einem Vorgang zugewiesen wurde. Die laufende Nummer setzt sich zusammen aus einer Kennung für den Posteintrag, einer fortlaufenden Nummer, die vom Programm automatisch generiert wird, dem aktuellen Jahr sowie dem Amtskürzel als Suffix.

Für den Fall, das dem Posteintrag bereits ein Vorgang zugeordnet wurde, so ist die Feldbeschriftung mit einem Link versehen:


Dieser Link öffnet den Vorgang innerhalb des Fensters Vorgang in dem alle relevanten Daten eingesehen bzw. auch noch verändert werden können.

Annotationen

Mit einer Betätigung der Schaltfläche Annotationen öffnet sich das Auswahl-Fenster der Sicht- und Arbeitsvermerke.
Die zur Verfügung stehenden Annotationen können dem Posteintrag zugeordnet werden.


Durch Markierung mit einem Häkchen können den Einträgen Bemerkungen hinzugefügt werden.
Nach der Weiterleitung des Posteintrages zu einem weiteren Benutzer werden diese Bemerkungen aus den entsprechenden Eingabefeldern entfernt. Auf diese Weise können von jedem Benutzer notwendige Informationen zu den Vermerken gespeichert werden.
Innerhalb des Laufwegs bleiben diese Einträge bestehen und können dort jederzeit eingesehen werden.

Durch die Zuordnung von prioritären Annotationen können Posteinträge entsprechend gekennzeichnet werden.


Diese erscheinen innerhalb des Postkorbes in einer markanten Farbe, wie hier im abgebildeten Beispiel in rot, und werden innerhalb der Liste der Posteinträge stets ganz oben dargestellt.

Die Inhalte des Auswahl-Fensters sowie die erwähnte Prioritätseinstufung können von der Systemverwaltung über den Katalog Postbuch Annotation festgelegt werden.

Eingangsdatum

In dieses Feld wird das Datum eingetragen, an dem der aktuelle Eintrag innerhalb des Programms erfasst wird. Zum Programmstart wird das aktuelle Tagesdatum angezeigt.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes zu einem Zeitpunkt einmal kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche erneut das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.

Schriftstückart (Pflichtfeld)

Aus der Auswahlliste kann die gewünschte Schriftstückart ausgewählt werden.
Über den Katalog Art des Schreibens werden die Schriftstücke konfiguriert. Je nachdem, ob es sich um ein ein- oder ausgehendes Schriftstück handelt, ändert sich die Schaltfläche Annotation bei eingehenden Eingangsschreiben zu Mitzeichnung bei ausgehenden Schriftstücken.

Befinden sich im Modul Postbuch unter dem Karteireiter Post erfassen beide Schriftstücktypen für Postein- und Postausgänge, befinden sich in anderen Modulen entweder lediglich Schriftstücktypen für Posteingänge oder Postausgänge.

Für den Fall, dass Schriftstücktypen in einer roten Schriftfarbe und zusätzlich durchgestrichen innerhalb des Feldes dargestellt werden, so handelt es sich bei diesem Schriftstück um keinen aktuellen Katalogeintrag.

weiter an

In dieser Auswahlliste werden alle Benutzer aufgeführt, die das Recht Empfänger von Postein-/-ausgängen in der Benutzerverwaltung über das Fenster Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben. An diese Sachbearbeiter können die Schriftstücke dann weitergeleitet werden.
Das Feld ist für eingehende Schriftstücke ein Pflichtfeld.

Durch eine Betätigung der Schaltfläche weiter an öffnet sich das Fenster Benutzer Auswahl in dem ebenfalls nach dem entsprechenden Sachbearbeiter gesucht werden kann. Hierfür steht eine Suchzeile zur Verfügung.
Ebenso kann der aktuell angemeldete Sachbearbeiter durch eine Betätigung der entsprechenden Schaltfläche vereinfacht in das Feld eingetragen werden.

CC

Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche kann der Posteintrag auch anderen Benutzern zugewiesen werden.
Dazu öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog:


In diesem Auswahlfenster werden alle Benutzer aufgeführt, die das Recht Empfänger von Postein-/-ausgängen in der Benutzerverwaltung über das Fenster Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben.
Der Benutzer, dem der Posteintrag weiter geleitet wird, wird entsprechend nicht mehr aufgeführt.

Benutzer, die einen Posteintrag als Kopie zugewiesen bekommen haben, können diesen innerhalb des Lesemodus einsehen.
D. h., keine Änderungen am zugewiesenen Eintrag vornehmen und speichern.
Soll ein CC-Posteintrag entfernt werden, so kann dies entweder über die Schaltfläche Löschen innerhalb des Karteireiters Arbeitskorb oder über das Kontextmenü Posteintrag erfolgen.

Zusätzlich erhält dieser Benutzer, sollte er auch gerade das IFAS-Modul zur Bearbeitung geöffnet haben, einen entsprechenden Hinweis über neu zugeordnete Posteinträge.
Dazu erscheint über das System-Tray beispielsweise der folgende Hinweis:


Ob Nachrichten innerhalb des System-Trays erscheinen (CNF-Variable USE_SYSTEM_TRAY) und in welchem Intervall eine Überprüfung auf neue Posteinträge stattfindet (CNF-Variable NA_TIMER), kann aber über die Systemverwaltung festgelegt werden. Die Länge des Standardintervalls beträgt 60 Sekunden.

Thema

Optional kann ein Thema für das zu erstellende Schriftstück ausgewählt werden.

Die Einträge der Auswahlliste werden bestimmt durch den Katalogeintrag Thema des Schriftstücks (PO_THEMA).

Nr. / Name (Pflichtfeld) / Bezeichnung

In das Feld Nr. kann eine Betriebstättennummer eingegeben werden. Beim Verlassen dieses Eingabefeldes per Tabulator oder Mausklick wird automatisch das entsprechende Amtskürzel vorangestellt und die Zahl wird neunstellig mit führenden Nullen ausgeben. Wird die Betriebsstättennummer in der Datenbank gefunden, so wird die Adresse direkt vervollständigt.

In das Feld Name wird der entsprechende Name eingetragen. Anhand des Suchkriteriums kann festgelegt werden, welcher Datensatz nach dem Namen durchsucht werden soll.

Auswahlliste

Diese Schaltfläche ruft die gefundenen Ergebnisse der zuletzt durchgeführten Suche erneut auf. Die Auswahlliste bezieht sich auf die Suchergebnisse innerhalb des Adressfeldes.

Blanko

Durch eine Betätigung dieser Schaltfläche wird der Adressbereich geleert. Beispielsweise falls eine neue Suche durchgeführt werden soll.

Suchfeld für Betriebsstätten und Personen

Die Schaltfläche öffnet das Betriebsstättenkataster, mit dessen Hilfe die Suche nach Betriebsstätten verfeinert werden kann und neue Betriebsstätten angelegt werden können.

Wählt man hingegen mittels Auswahl das Feld Personen , so ist es gezielt möglich nach Personen zu suchen. Die dritte Möglichkeit der Auswahl ermöglicht es beide Inhalte kombiniert in einer freien Suche zu finden.

Zuständigkeit

Falls der Posteintrag zu einer Betriebsstätte erstellt wird, so wird der für die ausgewählte Betriebsstätte zuständige Benutzer in diesem Feld angegeben.
Durch eine Betätigung der kleinen x-Schaltfläche kann der Eintrag des Mitarbeiters aus dem Feld entfernt werden.
Mit der Betätigung der Umschlag-Schaltfläche wird der Benutzer automatisch in das Feld weiter an eingetragen.

2. Betriebsstätten-Zuständigkeit

Falls der Posteintrag zu einer Betriebsstätte erstellt wird, so wird der für die ausgewählte Betriebsstätte zuständige 2. Mitarbeiter in diesem Feld angegeben.
Durch eine Betätigung der kleinen x-Schaltfläche kann der Eintrag des Mitarbeiters aus dem Feld entfernt werden.
Mit der Betätigung der Umschlag-Schaltfläche wird der Benutzer automatisch in das Feld weiter an eingetragen.

Zuständigkeit zum abweichenden Absender

Dem abweichenden Absender kann ebenfalls ein zuständiger Benutzer hinterlegt sein.
Durch eine Betätigung der kleinen x-Schaltfläche kann der Eintrag des Mitarbeiters aus dem Feld entfernt werden.

Anzahl gefundene Datensätze

Die Anzahl der in der Suche gefundenen Datensätze. Über die Auswahlliste kann die Ergebnisliste der zuletzt durchgeführten Suche (erneut) aufgerufen werden.

Datum des Schreibens

In dieses Feld kann des Erstell-Datum des Schriftstückes eingetragen werden.
Für den Fall, dass sich innerhalb des Feldes noch kein Eintrag befindet, wird durch eine Betätigung der Schaltfläche das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Eine erneute Betätigung ruft den Kalender auf, aus dem das gewünschte Datum bequem ausgewählt werden kann.

abweichender Absender

Aus der Auswahlliste kann ein abweichender Absender des Poststückes gewählt werden.

.

Der Inhalt der Auswahlliste kann von der Systemverwaltung über den Katalogeintrag Adressen festgelegt werden.

Einsender / Empfänger

In diesem Feld besteht die Möglichkeit, den Namen oder ein bestimmtes Aktenzeichen des Einsenders, bzw. ebenso des Empfängers, anzugeben.

zugeordnete Dokumente

Nach einer Betätigung dieser Schaltfläche kann innerhalb des Dateisystems nach einer Datei gesucht werden, die dem Schriftstück beigefügt werden soll. Anschließend wird der absolute Dateipfad angegeben.

Aktenanforderung

Für den Fall, dass innerhalb des Karteireiterbereiches Adresse eine Betriebsstätte ausgewählt wurde, kann aus der Auswahlliste eine Aktenart, die der Betriebsstäte zugeordnet ist, ausgewählt werden. Auf diese Weise kann auch über ein Schriftstück vermerkt werden, dass eine Aktenanforderung vorliegt.

Nach einer Betätigung der Schaltfläche öffnet sich das Fenster Aktenanforderung, mit dessen Hilfe der angemeldete Sachbearbeiter seine Aktenanforderungen bearbeiten kann.
Ebenfalls können hier über die Schaltfläche Aktenarten die der Betriebsstätte zugeordneten Aktenarten bearbeitet und z. B. erweitert werden. Dazu öffnet sich das Fenster Aktenarten zur Betriebsstätte zuweisen....

Betreff

In diesem Textfeld kann der Betreff oder die Betreffzeile des Schriftstücks angegeben werden.

Bemerkung

In dieses Feld können zusätzliche Bemerkungen eingetragen werden.

Laufweg

Innerhalb des Karteireiterbereiches Laufweg wird der bisherige Lauf des aus dem Arbeitskorb selektierten Eintrages angezeigt.
In der ersten Zeile wird das Datum und der Benutzer im Posteingang angegeben, darunter stehen dann diejenigen, die das Schriftstück weitergeleitet haben und eventuell erfasste Annotationen.

Auswahlliste der Posteinträge

Über diese Schaltfläche gelangt der Benutzer zur Auswahlliste aller Posteinträge aus dem Karteireiter Arbeitskorb.
Durch eine Betätigung der dargestellten Pfeil-Schaltflächen kann zwischen den vorhandenen Posteinträgen geblättert werden.

Postausgang...

Handelt es sich bei dem Schriftstück um einen Postausgang, so ist diese Schaltfläche frei geschaltet und der Postausgang kann durch eine Betätigung der Schaltfläche entsprechend in den Postausgang verschoben werden.
Dieser Button ist nur sichtbar, wenn mindestens einem Benutzer die Zuständigkeit Postausgang zugeordnet wurde.

Speichern

Die eingetragenen Daten werden gespeichert und in den Arbeitskorb des Sachbearbeiters verschoben, der innerhalb des Feldes weiter an eingetragen wurde.

Vorgangserstellung

Für die Vorgangserstellung zum Poststück kann über diese Auswahlliste die Vorgangsart ausgewählt werden.

Nach einer Betätigung der Schaltfläche mit dem Lupensymbol öffnet sich ein Fenster mit allen zur Auswahl stehenden Vorgangsarten.
Dieses ergibt in den Fällen Sinn, falls sehr viele Vorgangsarten vorhanden sind und eine komfortable Suche durchgeführt werden soll.
Eine Vorgangsauswahl kann ebenfalls über die Auswahlliste des Feldes vorgenommen werden.
Bei einigen wenigen Einträgen ist dieses die einfachere Variante, da die gewünschten Einträge schnell übernommen werden können.

Nach der Auswahl einer Vorgangsart ist das grüne Dreieck - auch als Wiedergabezeichen bekannt- freigeschaltet, und der Vorgang kann erstellt werden.

Der Inhalt der Auswahlliste kann von der Systemverwaltung über den Katalogeintrag Vorgangserstellung zu Posteinträgen bestimmt werden.

Drucken

Druckt die Informationen des Posteintrages innerhalb des HTML-Formates.